各单位：
为进一步做好学校文件材料收集归档工作，有效保护、利用档案资源，更好地服务学校中心工作。请各单位根据学校档案管理的有关规定，做好2023年度文件材料归档工作，现将相关事项通知如下：
一、归档范围
2023年度应归档的文件材料，请各单位重视档案归档工作，根据《闽南科技学院文件材料归档范围和档案保管期限规定》（闽科办〔2022〕31号），做到档案材料应收尽收，应归尽归。
二、归档时间
1.各单位文件材料（含有保存价值的声像、实物材料）于2024年6月30日前移交。
2.学籍类等按学年度归档的材料于2024年10月30日前移交。
3.科研、招投标等项目文件材料在结题或验收完成后两个月内移交档案室。
请各单位务必按时完成档案归档工作，如有特殊情况不能按时归档的，需出具书面说明，由单位档案工作负责人、分管校领导签字盖章。
三、归档要求
1.严格实行部门立卷归档制度，各单位档案工作负责人为归档工作的第一责任人，监督、指导兼职档案员做好本单位的档案归档工作，确保各门类档案材料规范、完整、齐全。
2.归档文件材料的分类与整理方法，按照《闽南科技学院档案实体分类办法》（闽科办〔2022〕30号）、《闽南科技学院归档文件整理细则》（闽科办〔2022〕32号）执行。
3.实行档案双套制管理，所有移交档案实行纸质档案与电子档案一一对应，并实现档案管理系统内的全文挂接。
四、归档程序
1.兼职档案员收集本单位归档文件材料。
2.按照归档要求整理归档文件材料：拆除金属物、组件、分类、排序、编页、编号等。
3.编辑归档文件目录，归档材料由本单位档案工作负责人审核后，移交综合档案室审核。
4.审核通过后，盖归档章、扫描、装订并打印归档文件目录及封面、填写备考表、装盒。
5.提交批量挂接电子表及电子档案，由综合档案室挂接系统。
6.填写档案资料移交清单（附件），办理移交手续。
各单位在归档过程中如有疑问，可与综合档案室联系。QQ：79036068，电子邮箱：mkda@mku.edu.cn。
附件：闽南科技学院档案资料移交清单
党政办公室
2024年4月1日
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