闽南科技学院档案管理办法

第一章　总　则　　

第一条　为规范我校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》的规定，结合我校实际情况，制定本办法。

　　第二条　本办法所称档案是指我校从事招生、教学、科研、管理以及其他各项活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

　　第三条　档案工作是我校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

　　第四条　档案工作由校长领导，其主要职责是：

　　（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准我校档案工作规章制度；

　　（二）将档案工作纳入我校整体发展规划，促进档案信息化建设与其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定我校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

　　档案管理部门协助校长负责档案工作。

　　第五条　学校严格实行部门立卷归档制度。各单位要将档案工作纳入本单位的发展规划和工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章　机构设置与人员配备

　　第六条　校综合档案室是保存和提供利用我校档案的专门机构，由校长分管，同时接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查。

　　第七条　校综合档案室的基本职责：

　　（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全校档案工作；

　　（二）拟订我校档案工作规章制度，并负责贯彻落实，对全校各单位档案工作进行监督、指导和检查；

　　（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管我校的各类档案及有关资料；

　　（四）编制检索工具，开发档案信息资源；

　　（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

　　（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展全校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）参与档案学术研究和交流活动，学习、研究和采用新技术，推行档案管理现代化；

（十）严格执行保密制度；

（十一）围绕学校中心工作，完成校领导交办的其他任务。

第八条　各单位的档案工作，由一名负责人分管，并配备相应的专（兼）职档案员，具体承办本单位档案材料的积累、立卷和向校综合档案室移交档案等工作。

专（兼）职档案人员职责：

（一）贯彻执行学校档案工作的政策和规定；

（二）负责本单位档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的完整、准确和系统；

（三）接受校综合档案室的业务指导和督促检查；

（四）维护档案材料的安全，做好保密工作，及时向校综合档案室移交档案；

（五）对按照规定不向校综合档案室移交或暂不移交的档案材料，应建立健全相应的科学管理制度，确保档案材料安全，并积极提供服务和利用。

第九条　档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

　　第十条　档案工作人员调动时，必须做好档案移交手续后方能离岗。

第三章　档案管理

　　第十一条　建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

　　第十二条　对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

　　（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

（五）科研类：主要包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等活动的文件材料。学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

　　（六）基本建设类：主要包括综合管理、可行性研究、设计基础、设计文件、工程管理、施工文件、竣工验收、基建财务、器材管理等八个方面的材料，重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

　　（八）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

　　（九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

　　（十）财会类：主要包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等材料，重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

（十一）声像类：主要包括学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的，对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等声像载体材料，以及学校历年的各类毕业生的集体照、反映校园风光、校园生活、学校人物等各种载体的声像材料。

（十二）实物类：主要包括学校在各种活动中形成的具有纪念意义和保存价值的以物质实体为载体的物品档案。

（十三）重大活动类：主要包括我校具有较大影响的各项重要活动中形成的各种材料。

第十三条 根据学校具体情况，在个别立卷及归档单位中利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要实行二级管理，单独保管，每年向校综合档案室报送新增档案目录和统计年报表，并定期移交具有永久保存价值的档案。

学校的人事档案、学生档案实行二级管理，校综合档案室负责业务指导、培训、监督和检查。人事档案由人事处负责管理；学生档案由二级学院负责管理，其中历史遗留学生档案与其他已超过我校规定学习年限学生的档案移交校综合档案室保存管理。

　　第十四条　学校严格实行部门立卷归档制度，即档案材料由形成单位、课题组立卷归档，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围。

　　学校各单位负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本单位负责档案工作的人员检查合格后向校综合档案室移交。

　　第十五条　归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求，不能用易褪色、易变质的材料书写，不能有金属物装订。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。

　　第十六条　档案材料归档时间为：

　　（一）各党政职能部门和能按年度归档的单位应当在次学年6月底前归档；

　　（二）教学部门和能按教学年度归档的单位应当在次学年寒假前归档；

（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

第十七条  档案的移交、接收必须履行相应的手续，填写移交清册一式二份，并由交接双方签名盖章。

　　第十八条　校综合档案室应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

　　第十九条　校综合档案室按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

　　第二十条　校综合档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

　　第二十一条　学校与其他单位分工协作完成的项目，校综合档案室应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交校综合档案室保存。

　　第二十二条　学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何部门或个人不得据为己有。

　　对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，校综合档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。

第二十三条　校综合档案室应建立、健全库房安全管理制度，做好“防火、防盗、防虫、防鼠、防强光及温湿度控制”等档案实体的保护工作，定期检查所存档案和资料的保管情况，消除安全隐患，遇有特殊情况，立即向校长报告，及时处理。

第二十四条　校综合档案室应认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章　档案的利用与公布

　　第二十五条　校综合档案室应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

　　属下列情况之一者，不对外公布：

　　（一）涉及国家秘密的；

　　（二）涉及专利或者技术秘密的；

　　（三）涉及个人隐私的；

　　（四）档案形成部门规定限制利用的。

　　第二十六条　凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

　　境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

　　第二十七条　查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经校综合档案室负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成部门或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

　　第二十八条　校综合档案室提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经校综合档案室负责人批准。

　　加盖校综合档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

　　第二十九条　校综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。

　  校综合档案室应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

　　社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，校综合档案室应当无偿和优先提供。

　　第三十条　寄存在校综合档案室的档案，归寄存者所有。校综合档案室如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十一条　校综合档案室应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成部门同意，并报请校长批准。

第三十二条　校综合档案室应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。可在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第五章　条件保障

　　第三十三条　学校将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

　　第三十四条　学校按照《档案馆建筑标准》（建标103-2008）的要求，配置专用的、符合档案管理要求的档案库房，并由专人负责管理。

　　第三十五条　学校设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字综合档案室建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章　奖励与处罚

第三十六条　学校及各单位应建立档案工作检查、考核和评估制度，明确分管负责人和专（兼）职档案人员的岗位职责。对于在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励。

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；  

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

　　（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给校综合档案室的；

　　（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十七条　有下列行为之一的，学校将对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

　　（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

　　（三）涂改、伪造档案的；

　　（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

　　（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

　　（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章　附　则

第三十八条　各类档案管理的实施细则和工作规范由综合档案室会同有关部门具体制定。

   第三十九条  本办法自颁布之日起执行，由校综合档案室负责解释，2009年2月修订的《福建师范大学闽南科技学院档案管理办法》同时废止。