闽南科技学院文件材料归档范围和档案保管期限规定

第一条  为便于本校各单位正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映学校主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《闽南科技学院档案管理办法》，结合我校实际，制定本规定。

第二条  本规定中的文件材料是指我校各单位在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条  文件材料归档范围：

（一）反映本校主要职能活动和基本历史面貌的，对本校工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）本校工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本校需要贯彻执行的上级单位的文件材料；

（四）其他对本校工作具有查考价值的文件材料。

第四条  文件材料不归档范围是：

（一）上级单位的文件材料中，普发性不需本校办理的文件材料，任免、奖惩非本校工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录；

（三）学校内部互相抄送的文件材料，有关工作参考的文件材料。

第五条  凡属本校各单位归档范围的文件材料，必须按有关规定向校综合档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条  档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

（一）永久保管的档案主要包括：

1.本校各单位制定的规章制度、管理办法等文件材料；

2.本校各单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

3.本校各单位职能活动中形成的重要业务文件材料；

4.本校各单位重要问题的请示、批复、批示、来函、复函，重要的报告、总结、综合统计报表等；

5.本校机构演变、人事任免等文件材料；

6.本校房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

7.上级单位制发的属于本校主管业务的重要文件材料。

（二）定期保管的档案主要包括：

1.本校各单位职能活动中形成的一般性业务文件材料；

2.本校各单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

3.本校人事管理工作形成的一般性文件材料；

4.本校各单位一般性事务管理文件材料；

5.本校各单位关于一般性问题的请示、批复、批示、来函、复函，一般性工作报告、总结、统计报表等；

6.上级单位制发的属于本校主管业务的一般性文件材料；

7.上级单位制发的非本校主管业务但要贯彻执行的文件材料。

第七条  本校形成的人事、科技、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第八条  实行文件材料形成部门立卷归档制度，纸质文件、电子文件双套归档制。应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。电子文件的归档参照国家电子文件管理相关规定执行。

第九条  举办重要活动、联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办部门归档。

第十条  不需向综合档案室移交归档的文件材料，各单位应参照本规定，结合本单位职能和工作实际，进行收集整理、集中保管，供本单位使用。

第十一条 本规定自发布之日起实施，由综合档案室负责解释。

    附件：闽南科技学院文件材料范围和档案保管期限表